エクセルで作成した表をメール本文にそのまま貼り付けて送りたい場面は、ビジネスの現場でよくあります。
ただし、そのままコピー＆ペーストすると「書式が崩れる」「罫線が消える」「相手のメール環境によって見た目が変わる」といった問題が起こりやすいものです。
Outlookをはじめとするメールソフトへの貼り付けには、書式を維持するためのいくつかのテクニックがあります。
この記事では、エクセルの表をメール本文に貼り付ける方法を、書式維持・画像として・テキストとして、の各パターンで詳しく解説していきます。
メール本文へのエクセル表の貼り付けは方法によって見た目が大きく変わる
それではまず、エクセルの表をメール本文に貼り付ける際に方法によって見た目がどう変わるかの基本的な考え方から解説していきます。
通常のコピー貼り付けで書式が崩れる原因
エクセルの表をCtrl＋Cでコピーしてメール本文にCtrl＋Vで貼り付けると、多くの場合、エクセル形式のHTMLとしてメール本文に挿入されます。
この場合、メールソフトやHTMLレンダリングの都合によって罫線・フォント・列幅などが意図通りに表示されないことがあります。
送信者の画面では綺麗に見えていても、受信者の環境では崩れて表示されることも珍しくないため、注意が必要です。
エクセル表のメール貼り付けに適した3つの方法
方法1：書式付きのHTMLとして貼り付ける（エクセルから直接コピー＆ペースト）
方法2：画像として貼り付ける（表を画像化してメール本文に埋め込む）
方法3：テキストとして貼り付ける（書式を除いたテキストデータとして貼り付ける）
それぞれの方法に特性があるため、送信相手の環境や表の複雑さによって最適な方法を選ぶことが大切です。
Outlookでの貼り付けオプションと選択のポイント
Outlookではエクセルの表を貼り付ける際に貼り付けオプションが表示され、「送信元の書式を保持」「書式を結合」「テキストのみ保持」「図として貼り付け」などの選択肢から選べます。
書式を維持したい場合は「送信元の書式を保持」、書式をシンプルにしたい場合は「テキストのみ保持」を選ぶのが基本です。
書式を維持してエクセル表をメールに貼り付ける方法
続いては、エクセル表の書式をできる限り維持してメール本文に貼り付けるための具体的な方法を確認していきます。
Outlookで書式を保持して貼り付ける手順
Outlookを使用している場合、エクセルの表をコピーしてメール本文にCtrl＋Vで貼り付けると、基本的にHTML形式で貼り付けられます。
貼り付け直後に表示される貼り付けオプションボタンから「送信元の書式を保持」を選択することで、エクセル側の背景色・フォント・罫線などをできる限り維持した状態でメール本文に表示できます。
表の罫線を確実に表示させるための事前設定
エクセル側で罫線を明示的に設定してからコピーすることで、メール本文での罫線の表示が安定します。
特にメールへの貼り付けを想定する場合は、罫線の太さを0.75pt以上に設定し、グリッド線ではなく実線の罫線を使用することが推奨されます。
また背景色が設定されているとHTMLメールでも色が反映されるため、視認性の高い表になります。
テーブルスタイルを活用してメールでの見た目を整える方法
エクセルの「テーブルとして書式設定」機能を使ってテーブルスタイルを適用した表は、Outlookに貼り付けた際にもある程度スタイルが維持されます。
シンプルで見やすいテーブルスタイルを選ぶことで、メール本文での見た目も安定しやすくなります。
画像またはテキストとしてメール本文に貼り付ける方法
続いては、画像またはテキストとしてメール本文に貼り付けるための方法を確認していきます。
表を画像化してメール本文に埋め込む方法
受信者の環境に左右されない確実な方法が、表を画像として埋め込む方法です。
1．エクセルで表範囲を選択し「図としてコピー」でコピーする
2．Outlookの新規メール作成画面を開く
3．「Ctrl＋V」で貼り付けると画像としてメール本文に埋め込まれる
画像として埋め込むことで見た目が完全に固定され、どの受信者の環境でも同じように表示されます。
ただし、受信者が表の数値をテキストとしてコピーすることはできなくなります。
テキストとして貼り付けてどの環境でも読めるようにする方法
受信者が多様な環境（スマートフォン・テキストメールのみ対応など）を使う可能性がある場合は、テキスト形式での貼り付けも選択肢になります。
エクセルの表をコピーしてメモ帳に一度貼り付け、そのテキストをメール本文にコピーすることで、書式のないプレーンテキストとして表を貼り付けられます。
テキスト形式は書式が失われますが、どの環境でも確実に読めるという安心感があります。
添付ファイルとしてエクセルを送る選択肢も検討する
表の内容が複雑で書式の維持が難しい場合は、メール本文に貼り付けるのではなく、エクセルファイルを添付して送る方法も有効な選択肢です。
受信者がエクセルを開ける環境であれば、添付ファイルとして送る方が表の内容を正確に伝えられるケースも多いです。
本文に概要を記載し、詳細はエクセルファイルを参照するように案内する形式は、実務でも広く使われています。
まとめ
この記事では、エクセルの表をメール本文に貼り付ける方法として、書式維持の貼り付け・画像として埋め込む方法・テキストとして貼り付ける方法まで幅広く解説しました。
受信者の環境や表の複雑さによって最適な方法は異なりますが、書式を確実に維持したい場合は画像として埋め込む方法が最も安全で確実です。
Outlookの貼り付けオプションを活用することで、送信目的に合った最適な形式を選べるようになるでしょう。
今回紹介した方法を参考に、メールコミュニケーションの質をさらに高めてみてください。
