エクセルの作業中に、「PDFの内容を表に添付したい」「PDFファイルをシートに埋め込んで一緒に管理したい」という場面があります。
エクセルにはPDFを貼り付けるための複数の方法が用意されており、目的に応じて「図として挿入する」「オブジェクトとして埋め込む」「画像化して貼り付ける」といった方法を使い分けることができます。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがあるため、どのような形でPDFを扱いたいかを明確にした上で選ぶことが大切です。
この記事では、エクセルにPDFを貼り付けるさまざまな方法をわかりやすく解説していきます。
エクセルにPDFを貼り付ける方法は目的によって使い分けることが重要
それではまず、エクセルにPDFを貼り付ける各方法の概要と使い分けの考え方から解説していきます。
PDFを「オブジェクト」として埋め込む方法
PDFをエクセルシートに埋め込む最も一般的な方法は、「オブジェクトの挿入」機能を使う方法です。
1．「挿入」タブをクリックする
2．「テキスト」グループの「オブジェクト」をクリックする
3．「ファイルから」タブを選択し、PDFファイルを指定する
4．「リンク」オプションを使うとPDFファイルへの参照リンクになる
5．「アイコンで表示」にチェックを入れるとアイコン表示になる
この方法でPDFを埋め込むと、シート上にPDFのアイコンが表示され、ダブルクリックすることでPDFを開けるようになります。
PDFを画像として貼り付ける方法
PDFの内容を画像としてエクセルシートに貼り付けたい場合は、PDFをスクリーンショットで画像化するか、PDF閲覧ソフトで開いてコピーし、エクセルに貼り付ける方法があります。
Windows 10・11では「Snipping Tool」や「Win＋Shift＋S」でスクリーンショットを取得してから貼り付けると手軽です。
画像として貼り付けた場合はPDFの内容が見えますが、クリックしてPDFを開くことはできません。
PDFリンクをハイパーリンクとして挿入する方法
PDFファイルへのリンクをセルに設定する方法もあります。
「挿入」タブ→「リンク」→「このドキュメント内」または「ファイル・Webページ」からPDFファイルを指定することで、セルをクリックするとPDFが開くハイパーリンクが作成されます。
ファイルを配布する場合はリンク先のPDFも同梱する必要がある点に注意しましょう。
図として挿入・オブジェクト埋め込みの使い分けと注意点
続いては、各挿入方法の特性と使い分けのポイント、注意点を確認していきます。
オブジェクト埋め込みの特性とメリット・デメリット
オブジェクトとして埋め込む方法の最大のメリットは、PDFファイルをエクセルファイル内に取り込めるため、ファイル一体で管理できる点です。
一方で、埋め込みによりエクセルファイルのサイズが大きくなるというデメリットがあります。
また、PDF閲覧ソフトがインストールされていない環境では開けない場合があるため、共有する相手の環境も確認しておく必要があります。
画像貼り付けの特性とメリット・デメリット
画像として貼り付ける方法のメリットは、PDFの内容がそのままシート上に表示されるため視覚的にわかりやすい点です。
デメリットとしては、画像のためテキストのコピーや編集ができないこと、高解像度でキャプチャしないと文字がぼやけることなどが挙げられます。
ワード・パワーポイントでも同様の手順で操作できる点
エクセルにPDFを挿入する方法は、ワードやパワーポイントでもほぼ同じ手順で操作できます。
「挿入」タブ→「オブジェクト」の流れは共通しており、Officeアプリケーション共通の操作として覚えておくと大変便利です。
PDFをエクセルで活用するための応用テクニック
続いては、PDFをエクセルで活用するための応用的なテクニックを確認していきます。
PDFの表データをエクセルにインポートする方法
PDFに含まれる表のデータをエクセルで編集したい場合は、PDFから直接データを取り込む方法があります。
Excel 365やExcel 2019以降では「データ」タブ→「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」を選ぶことで、PDFの表データを自動的に認識してエクセルに取り込むことができます。
手動で転記する手間が省け、大量のデータを正確にエクセルへ移行できる非常に便利な機能です。
Adobe Acrobatを使ったPDFとエクセルの連携方法
Adobe Acrobatがインストールされている環境では、PDFをExcel形式に変換する機能が利用できます。
Acrobat上で「エクスポート」→「スプレッドシート」→「Microsoft Excel ブック」を選ぶことで、PDFの内容をエクセルファイルとして書き出せます。
精度は元のPDFの作り方によって異なりますが、テキストベースのPDFであれば高精度でエクセルに変換できることが多いです。
スクリーンショット機能を使ったPDFの一部切り抜き
エクセルの「挿入」タブには「スクリーンショット」という機能があり、開いている画面の一部を切り取ってシートに貼り付けることができます。
PDFを別ウィンドウで開いておき、エクセルの「挿入」→「スクリーンショット」→「画面の領域」を使うことで、PDFの特定の箇所だけをトリミングしてエクセルシートに挿入することができます。
まとめ
この記事では、エクセルにPDFを貼り付けるさまざまな方法として、オブジェクト埋め込み・画像貼り付け・ハイパーリンク設定・データインポートなどを幅広く解説しました。
目的に応じた方法を選ぶことが重要で、閲覧のみであればオブジェクト埋め込み、データ活用ならインポート機能、シンプルな添付ならハイパーリンクがそれぞれ適した選択肢です。
ワード・パワーポイントでも同様の手順が使えるため、Office全体で応用できる知識として活用してみてください。
