【Excel】エクセルでの抽出・ソート・並び替えのやり方（昇順・降順・フィルターの設定も）

【Excel】エクセルでの抽出・ソート・並び替えのやり方（昇順・降順・フィルターの設定も）

Excelを使ってデータを管理していると、「特定の条件でデータを絞り込みたい」「名前順や数値の大きい順に並べ直したい」といった場面が頻繁に訪れます。

そんなときに役立つのが、抽出・ソート・並び替えの機能です。

Excelにはフィルター機能や昇順・降順の並び替え、さらにはCOUNTIF・VLOOKUP・SORT関数など、データ操作に特化したさまざまなツールが備わっています。

この記事では、Excelでの抽出・ソート・並び替えのやり方を、フィルターの設定方法から昇順・降順の切り替え、複数条件での絞り込みまで、わかりやすく解説していきます。

初心者の方でも迷わず操作できるよう、手順を丁寧に紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

Excelの抽出・ソート・並び替えは「フィルター」と「並び替え機能」の組み合わせが基本

それではまず、Excelにおける抽出・ソート・並び替えの全体像について解説していきます。

Excelでデータを操作する際、もっとも重要な考え方は「フィルター機能」と「並び替え機能」を組み合わせて使うという点です。

この2つを使いこなすことで、大量のデータの中から必要な情報だけを素早く取り出し、見やすい順番に整えることができます。

抽出・ソート・並び替えの違いとは

まず、それぞれの言葉の意味を整理しておきましょう。

「抽出」とは、数百・数千行あるデータの中から、条件に一致する行だけを表示させる操作のことです。

「ソート」はデータをある基準に従って並べ替えることを意味し、「並び替え」とほぼ同義で使われることが多いです。

一般的には昇順（小さい順・あいうえお順）や降順（大きい順・逆順）での整列がよく使われます。

これらを組み合わせると、たとえば「売上が高い順に並べて、さらに特定の部門だけを表示する」といった高度なデータ管理も可能になります。

Excelのデータ操作に必要な基本知識

Excelでデータ操作をスムーズに行うには、テーブル形式でデータが整理されていることが前提となります。

1行目に見出し（ヘッダー行）が入っており、2行目以降にデータが並んでいる構造が理想的です。

空白行や結合セルがあると、フィルターや並び替えがうまく機能しないケースがあるため、あらかじめデータを整えておくことが大切です。

また、数値・日付・文字列といったデータ型の統一も、正確なソートを行うための重要なポイントとなります。

Excelバージョンによる機能の違い

ExcelにはExcel 2016・2019・2021・Microsoft 365など複数のバージョンが存在します。

基本的なフィルターや昇順・降順の並び替えはどのバージョンでも使えますが、SORT関数やFILTER関数などの新しい関数はMicrosoft 365またはExcel 2021以降でのみ利用可能です。

ご自身の使用環境を確認した上で、適切な方法を選ぶとよいでしょう。

Excelのフィルター機能で条件に合うデータを抽出する方法

続いては、Excelのフィルター機能を使ったデータ抽出の方法を確認していきます。

フィルターは、指定した条件に合う行だけを画面上に表示し、それ以外を非表示にする機能です。

データそのものを削除するわけではないため、安心して操作できます。

フィルターの設定方法（基本手順）

フィルターを設定する手順はとてもシンプルです。

たとえば、「部署」列で「営業部」だけにチェックを入れると、営業部のデータだけが表示される仕組みです。

ショートカットキーを使う場合は、データ範囲内をクリックした状態で「Ctrl＋Shift＋L」を押すとフィルターをすばやく設定できます。

テキストフィルターと数値フィルターの違い

フィルターには「テキストフィルター」と「数値フィルター」の2種類があります。

テキストフィルターは文字列データに対して使用し、「〇〇を含む」「〇〇で始まる」などの条件指定が可能です。

一方、数値フィルターは数値データに対して使用し、「1000以上」「500未満」「平均より大きい」といった条件でデータを絞り込めます。

下の表で、それぞれの主な条件オプションを確認してみましょう。

フィルターの種類	主な条件オプション	使用場面の例
テキストフィルター	等しい・含む・始まる・終わる	特定の名前や部署を絞り込む
数値フィルター	以上・以下・より大きい・トップ10	売上高や点数で上位を抽出する
日付フィルター	今週・今月・期間内・以前・以降	特定の月や期間のデータを抽出する

複数条件でのデータ抽出（オートフィルターオプション）

さらに高度な絞り込みをしたい場合は、「オートフィルターオプション」を活用しましょう。

フィルターの▼ボタンから「テキストフィルター」や「数値フィルター」を選ぶと、「AND条件」と「OR条件」を使った複数条件の設定ができます。

たとえば「売上が500以上、かつ1000以下」といった範囲指定も、AND条件を使えば簡単に実現できます。

AND条件は2つの条件を両方満たすデータ、OR条件はどちらか一方を満たすデータを抽出するという違いを覚えておくと便利です。

Excelでの昇順・降順の並び替え（ソート）のやり方

続いては、Excelにおける昇順・降順の並び替え（ソート）の具体的な手順を確認していきます。

並び替え機能を使うと、数値・文字列・日付など、あらゆるデータを任意の順番に整えることができます。

昇順・降順の基本的な並び替え手順

昇順・降順の並び替えは、わずか数クリックで完了します。

昇順は数値なら小さい順、文字列ならあいうえお順（アルファベット順）、日付なら古い順に並びます。

降順はその逆で、数値なら大きい順、文字列ならあいうえお逆順、日付なら新しい順となります。

右クリックメニューから「並び替え」を選ぶ方法でも同様の操作が可能です。

複数列を基準にした並び替えの方法

実務では、1つの列だけでなく複数の列を基準に並び替えたい場面も多くあります。

そのような場合は、「データ」タブの「並び替え」ボタンをクリックして、並び替えダイアログを開きましょう。

「レベルの追加」ボタンを使うと、第1キー・第2キー・第3キーといった形で複数の並び替え基準を設定できます。

たとえば、「まず部署名で昇順に並べ、同じ部署内では売上の高い順（降順）に並べる」といった複合ソートが実現できます。

並び替えキー	対象列	順序
第1キー	部署名	昇順（あいうえお順）
第2キー	売上	降順（大きい順）
第3キー	氏名	昇順（あいうえお順）

ユーザー設定リストを使ったカスタム並び替え

Excelには、標準の昇順・降順以外に「ユーザー設定リスト」を使った独自の順序での並び替えも用意されています。

たとえば、曜日を「月・火・水・木・金・土・日」の順に並べたい場合や、部署を「営業部・企画部・総務部」という独自の順序で並べたい場合に活用できます。

並び替えダイアログの「順序」欄から「ユーザー設定リスト」を選択すると、あらかじめ登録されたリストや自分で作成したリストを並び替え基準として使用できます。

定型的な並び順がある業務では、非常に便利な機能といえるでしょう。

SORT関数・FILTER関数を使った動的な抽出と並び替え

続いては、より高度な方法として、SORT関数・FILTER関数を活用した動的な抽出と並び替えを確認していきます。

これらはMicrosoft 365やExcel 2021以降で使用できる新しい関数で、フィルター操作を関数として自動化できる点が大きな魅力です。

SORT関数の使い方と構文

SORT関数は、指定した範囲のデータを並び替えた結果を別のセルに自動表示する関数です。

SORT関数は元のデータを直接書き換えるのではなく、別のセルに並び替え結果を出力します。

元データを保持したまま表示だけを変えたい場合に非常に便利な手法といえます。

FILTER関数の使い方と構文

FILTER関数は、条件に合うデータだけを別のセルに自動表示する関数です。

FILTER関数を使うと、元のデータシートを変更することなく、別のシートやセル範囲に条件抽出した結果を表示できます。

レポート作成やダッシュボード構築にも活用できる、非常に実用性の高い関数です。

SORT関数とFILTER関数を組み合わせる応用技

SORT関数とFILTER関数は組み合わせて使うことで、より強力なデータ操作が可能になります。

このように関数を入れ子（ネスト）にすることで、「抽出してから並び替え」という一連の操作を1つの数式で完結させることができます。

元データが更新されると結果も自動的に更新されるため、定期的にレポートを作成する業務では特に重宝するでしょう。

まとめ

今回は、【Excel】エクセルでの抽出・ソート・並び替えのやり方（昇順・降順・フィルターの設定も）について詳しく解説しました。

Excelのフィルター機能を使えば、テキスト・数値・日付など様々な条件でデータを素早く絞り込むことができます。

昇順・降順の並び替えは、単一列はもちろん、複数列を組み合わせた複合ソートにも対応しており、実務での活用シーンは非常に幅広いです。

さらに、Microsoft 365やExcel 2021以降をお使いであれば、SORT関数やFILTER関数を組み合わせることで、データの抽出と並び替えを完全に自動化することも可能です。

まずは基本のフィルター設定と昇順・降順の並び替えから練習し、慣れてきたら関数を使った動的な操作にもぜひ挑戦してみてください。

Excelのデータ操作をしっかりマスターして、日々の業務をより効率よく進めていきましょう。