エクセルファイルには作成者・最終更新者・更新日時などの個人情報がプロパティとして自動的に記録されます。
社外への送付前や情報管理の観点から、これらの個人情報を適切に削除・変更することが重要です。
本記事では、エクセルファイルのプロパティ確認方法・最終更新者の削除・変更手順・個人情報の一括消去方法まで詳しく解説いたします。
ファイルを安心して共有するための知識として、ぜひ身につけておきましょう。
エクセルのプロパティに記録される情報の種類
それではまず、エクセルのプロパティに記録される情報の種類について解説していきます。
どのような情報が自動記録されているかを把握することが、適切な情報管理の第一歩です。
知らないうちに個人情報がファイルに残っていることは意外と多く、事前の確認が大切です。
プロパティに自動記録される主な情報
エクセルのファイルプロパティには、作成者名・最終更新者名・作成日時・最終更新日時・最終印刷日時・会社名・コメントなどが記録されます。
これらの情報はWindowsのアカウント名やOfficeの設定情報に基づいて自動的に入力されます。
「ファイル」→「情報」→「プロパティ」から現在ファイルに記録されているプロパティ情報を確認できます。
詳細なプロパティを見るには「すべてのプロパティを表示」をクリックすることで、より詳細な情報が表示されます。
個人情報が漏洩するリスクと対策の必要性
ファイルを社外に送付した際に最終更新者名や作成者名から個人が特定されたり、社内の組織情報が意図せず開示されるリスクがあります。
特に氏名・会社名・メールアドレスなどが含まれている場合は、情報漏洩防止の観点から送付前に削除することが強く推奨されます。
コメントや変更履歴にも個人情報が含まれる場合があるため、ファイル全体を確認する習慣をつけましょう。
取引先へのファイル送付前のチェック項目として、プロパティの個人情報確認を組み込んでおくことをおすすめします。
プロパティ情報を確認する具体的な手順
エクセルを開いて「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択することでプロパティパネルが表示されます。
右側に表示されるプロパティ情報を確認し、「作成者」「最終更新者」などに個人名が記録されているかを確認します。
「プロパティ」ドロップダウンから「詳細プロパティ」を開くとタブ形式でより詳細なプロパティ情報が確認できます。
「ファイル」タブではなくエクスプローラーからファイルを右クリック→「プロパティ」→「詳細」タブでも確認できます。
最終更新者・作成者の削除と変更の方法
続いては、最終更新者・作成者情報を削除または変更する具体的な方法を確認していきます。
プロパティの削除には「ドキュメント検査」機能と「プロパティの直接編集」の2つのアプローチがあります。
ドキュメント検査で個人情報を一括削除する
「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」→「ドキュメント検査」を選択することで、ファイル内のすべての個人情報を一括で検出・削除できます。
「ドキュメントのプロパティと個人情報」にチェックが入っていることを確認して「検査」をクリックします。
検査結果で「ドキュメントのプロパティと個人情報」の項目に「すべて削除」ボタンが表示されたらクリックして削除します。
この操作でコメント・変更履歴・非表示データなども同時に検査・削除できるため、送付前の一括クリーニングに最適です。
プロパティを直接編集して変更する方法
作成者名や最終更新者名を削除ではなく別の名前に変更したい場合は、プロパティの直接編集を行います。
「ファイル」→「情報」→「プロパティ」パネルの「作成者」欄をクリックすると直接編集できる場合があります。
「詳細プロパティ」の「概要」タブでは作成者・会社名・コメントなどを直接書き換えることが可能です。
最終更新者はファイルを保存するたびに自動更新されるため、変更したい場合はOfficeのアカウント設定を変更する必要があります。
Officeアカウント設定で更新者名を変更する
最終更新者として記録される名前はOfficeのユーザー名設定に基づきます。
「ファイル」→「オプション」→「基本設定」から「Microsoft Officeのユーザー名」を変更することで、以後保存されるファイルの更新者名が変わります。
共有PCや複数人で使うパソコンでは、作業前にユーザー名を確認・変更する習慣をつけることが情報管理上重要です。
変更後に既存ファイルを上書き保存することで、最終更新者が新しいユーザー名に更新されます。
変更履歴・コメントなど個人情報を含むその他の要素
続いては、プロパティ以外にも個人情報が残りやすい変更履歴やコメントの削除方法を確認していきます。
プロパティだけでなくファイル内の各所に個人情報が埋め込まれていることがあるため、包括的な確認が必要です。
変更履歴の削除方法
共同編集や校閲機能を使ったファイルには変更履歴が残っており、誰がどこを変更したかという情報が記録されています。
「校閲」タブ→「変更箇所の承認」→「すべての変更を承認」または「すべての変更を元に戻す」を実行することで変更履歴を消去できます。
変更履歴を削除する前に内容を必ず確認し、必要な変更が承認済みであることを確認してから実行しましょう。
ドキュメント検査でも変更履歴を検出・削除できるため、プロパティと一括で処理することをおすすめします。
コメントの確認と削除
セルに挿入されたコメント（メモ）にも作成者名が自動的に記録されます。
「校閲」タブ→「コメントの表示」からすべてのコメントを表示し、内容と作成者名を確認します。
送付前に不要なコメントは「コメントの削除」で一括削除しておくことで、意図しない情報の開示を防ぐことができます。
コメントを残す必要がある場合は、作成者名を削除したり内容に個人を特定する情報が含まれていないかを確認します。
非表示シート・行列の個人情報確認
非表示になっているシートや行・列にも個人情報が残っている場合があります。
ファイルを送付する前に、シートタブを右クリックして「再表示」から非表示シートがないかを確認します。
ドキュメント検査の「非表示の行・列・シート」の検査項目でも自動検出できるため、検査機能を活用することが確実です。
個人情報が含まれる非表示データは送付前に削除し、必要であれば別ファイルとして保管する運用がおすすめです。
まとめ
エクセルのプロパティには作成者・最終更新者・作成日時などの個人情報が自動記録されており、社外送付前には適切に削除・変更することが重要です。
「ドキュメント検査」機能を使えばプロパティ・変更履歴・コメント・非表示データをまとめて検出・削除できるため、送付前の一括クリーニングに活用しましょう。
Officeのユーザー名設定を正しく管理することで、今後作成するファイルの更新者名を適切にコントロールできます。
ファイル送付前の個人情報確認を業務フローに組み込むことが、情報漏洩リスクを根本から低減する最善策といえます。
