Excel 2019やMicrosoft 365では、従来の「コメント」機能が「コメント」と「メモ」の2つに分かれました。
この変更により「コメントが見つからない」「操作が変わった」と戸惑う方も多いでしょう。
本記事では、エクセルのコメントとメモの違いを機能比較・使い分け・バージョンによる変更点を中心に詳しく解説していきます。
エクセルのコメントとメモの基本的な違い
それではまず、エクセルのコメントとメモの基本的な違いについて解説していきます。
Excel 2019以降では旧来の「コメント機能」が「メモ」として再定義され、新たに「コメント」としてスレッド形式のコミュニケーション機能が追加されました。
メモは個人的な補足情報を付けるための機能、コメントは複数ユーザーでやり取りするためのコミュニケーション機能という位置づけになっています。
「メモ」の特徴と機能
メモは従来のコメントと同じ機能で、セルに補足テキストを付ける機能です。
セルにマウスを乗せるとポップアップ表示され、常時表示にすることもできます。
メモには作成者名が自動入力され、テキストのみ（画像は書式設定で対応）が記録されます。
印刷設定でメモを印刷対象に含めることが可能です。
「コメント」の特徴と機能
新しい「コメント」はスレッド形式でやり取りができる機能で、複数ユーザーで返信・会話ができます。
コメントには「返信」ボタンがあり、チーム作業での意見交換やレビューに活用できます。
解決済みとしてマークしてスレッドを閉じる機能もあります。
Microsoft 365環境では共同編集時にコメントがリアルタイムで反映されます。
バージョンによる表示・操作の違い
Excel 2016以前：「コメント」のみ存在（現在のメモに相当）
Excel 2019以降：「メモ」（旧コメント）と「コメント」（スレッド形式）の2種類が存在
Microsoft 365：両方の機能が最新の状態で提供されている
旧バージョンで作成したコメントはExcel 2019以降で開くと「メモ」として扱われます。
バージョンの違いを理解しておくと操作の混乱を防げます。
コメントとメモの使い分け方
続いては、コメントとメモを適切に使い分けるための基準を確認していきます。
それぞれの機能の特性を理解して、目的に合った方を選ぶことが効率的な作業の鍵です。
個人作業や印刷目的にはメモ、チーム作業やレビューにはコメントが適しています。
メモを使うべき場面
データの補足説明や入力規則の注意書きを付けたい場合はメモが適しています。
印刷物にコメント内容を反映させたい場合もメモを使います（コメントは印刷非対応）。
単独で作業するファイルや、他のユーザーへの一方向の情報伝達にはメモが最適です。
コメントを使うべき場面
複数のメンバーでレビューや承認ワークフローを行う場合はコメントが適しています。
「この数値の根拠を教えてください」→「〇〇から引用しました」のような双方向のやり取りにはコメントのスレッド機能が非常に有効です。
Microsoft 365の共同編集機能と組み合わせることで、リアルタイムでの意見交換が実現できます。
メモとコメントを相互に変換する方法
既存のメモをコメントに変換する機能はExcel標準機能では提供されていません。
手動でメモの内容をコピーして新しいコメントとして貼り付ける方法が一般的です。
VBAを使ってメモの内容を読み取り、コメントとして挿入し直す処理を作ることも可能です。
コメントとメモの管理・活用テクニック
続いては、コメントとメモをより効果的に管理・活用するためのテクニックを確認していきます。
大量のコメント・メモを持つファイルでは、効率的な管理方法が業務効率に直結します。
「校閲」タブのコメント管理機能を活用することで、コメントの確認・編集が効率化できます。
「校閲」タブでのコメント・メモ管理機能
「校閲」タブには「前へ」「次へ」ボタンがあり、シート上のコメント・メモを順番に移動して確認できます。
「すべてのコメントの表示」ボタンで全コメントを一覧表示することも可能です。
コメントパネルを表示するとコメントの一覧をサイドパネルで管理できます。
コメントを解決済みとしてマークする方法
スレッド形式のコメントは確認・対応済みになったら「スレッドを解決する」をクリックして解決済みにマークできます。
解決済みコメントはグレー表示になり、「解決済みのコメントを表示」から確認できます。
レビューワークフローの進捗管理に非常に有効な機能です。
コメントとメモの数を把握するVBA
Sub コメント数確認()
MsgBox “メモの数：” & ActiveSheet.Comments.Count & vbCrLf & _
“コメントの数：” & ActiveSheet.CommentsThreaded.Count
End Sub
CommentsはメモをCommentsThreadedはスレッド形式のコメントを参照します。
シート上のコメント・メモ数を把握したい場合に役立つコードです。
まとめ
本記事では、エクセルのコメントとメモの違いを機能比較・使い分け・バージョンの変更点の観点から解説しました。
メモは補足情報の付加・印刷対応・個人作業向け、コメントはスレッド形式でのチームコミュニケーション向けという使い分けが基本です。
Excel 2016以前のコメントは2019以降で「メモ」として扱われるため、バージョンによる違いを把握しておくことが重要です。
用途に応じてコメントとメモを適切に使い分け、エクセルでの情報共有・チーム作業をより効率的に進めていきましょう。
