Office 365（現Microsoft 365）ではエクセルのコメント機能が大幅に強化され、スレッド形式でのやり取りや共同編集との連携など新しい機能が追加されています。
従来の使い方とは異なる部分も多いため、新機能を正しく理解して活用することが重要です。
本記事では、エクセルのコメント機能をOffice 365で活用する方法を常に表示設定・スレッド機能・共同編集との連携を中心に解説していきます。
Office 365のエクセルコメント機能の新しい特徴
それではまず、Office 365のエクセルにおけるコメント機能の新しい特徴について解説していきます。
Office 365のエクセルでは「メモ（旧コメント）」と「コメント（スレッド形式）」の2種類が提供されており、目的に応じて使い分けることが重要です。
スレッド形式コメントの主な新機能
Office 365のコメントはスレッド形式になっており、複数のユーザーが「返信」ボタンで会話形式のやり取りができます。
各コメントには投稿者名・投稿日時が自動記録されるため、誰がいつ記入したかが一目瞭然です。
「スレッドを解決する」機能でコメントを解決済みとしてマークし、対応完了の状態を管理できます。
コメントの解決後も履歴として残り、後から確認することが可能です。
コメントとメモの使い分けの基本
個人的な補足情報や印刷に含めたい注釈には「メモ」、チームメンバーとのやり取りや承認・レビューには「コメント（スレッド形式）」を使い分けましょう。
「校閲」タブに「コメント」グループと「メモ」グループが別々に表示されているため、目的の操作ボタンを確認して使用します。
旧バージョンのファイルを開いた際は既存のコメントが「メモ」として扱われます。
コメントを常に表示する設定方法
Office 365のスレッド形式コメントを常に表示するには、「校閲」タブ→「コメントの表示」をクリックします。
サイドパネルにコメント一覧が表示されて常時確認できる状態になります。
個別のコメントを常時表示する設定は旧コメント（メモ）と同様に、セルの右クリックから「メモの表示/非表示」で操作します。
共同編集機能とコメントの連携活用法
続いては、Office 365の共同編集機能とコメントを連携させた活用方法を確認していきます。
OneDriveやSharePointに保存したファイルでは、複数ユーザーがリアルタイムで共同編集とコメントのやり取りが可能です。
共同編集環境でのコメント活用はチームの作業効率を大幅に向上させます。
コメントで特定ユーザーにメンションする方法
コメント入力中に「@」を入力して続けてユーザー名を入力すると、そのユーザーへのメンション（通知）ができます。
メンションされたユーザーにはメール通知が届くため、確認や対応をすぐに促せます。
「@田中」のように入力すると候補ユーザーが表示されるので選択するだけで設定が完了します。
チームでのレビュー作業や承認フローに非常に有効な機能です。
コメントの通知設定を管理する方法
コメントへの返信や新しいコメントが追加された際の通知設定は、Microsoft 365のアカウント設定から管理できます。
「ファイル」→「オプション」→「全般」でコメントの通知設定を確認・変更できます。
通知が多すぎる場合は不要な通知をオフにして作業に集中できる環境を整えましょう。
コメントを解決済みにして管理するワークフロー
コメントの内容に対応が完了したら「スレッドを解決する」をクリックして解決済みとしてマークします。
解決済みコメントは「コメントの表示」パネルで「解決済み」フィルターをかけることで別途確認できます。
未解決のコメントだけを表示するフィルターと組み合わせることで、未対応事項の管理が容易になります。
Office 365コメント機能の実践的な活用テクニック
続いては、Office 365のコメント機能をより実践的に活用するためのテクニックを確認していきます。
スレッド形式のコメントをビジネスプロセスに組み込むことで、エクセルをより高度なコラボレーションツールとして活用できます。
コメント機能を業務フローに組み込むことで、メールやチャットツールとの役割分担が明確になります。
予算書・報告書のレビューにコメントを活用する方法
予算書や月次報告書のレビューでは、確認が必要な箇所にコメントを付けて担当者にメンション通知を送ることで、メールのやり取りを削減できます。
確認完了した項目は「スレッドを解決する」でマークしていくことで、レビューの進捗が一目でわかる管理ができます。
コメントの履歴が残るため、「誰がどのように確認したか」の記録にもなります。
コメントをExport・バックアップする方法
コメントの内容をファイル外にバックアップしたい場合は、VBAでコメントの内容を別シートやテキストファイルに書き出す処理が有効です。
スレッド形式のコメントはCommentsThreadedコレクションからVBAでアクセスできます。
Sub コメント一覧書き出し()
Dim ct As CommentThreaded
Dim i As Integer
i = 1
For Each ct In ActiveSheet.CommentsThreaded
Cells(i, 1).Value = ct.Parent.Address
Cells(i, 2).Value = ct.Text
i = i + 1
Next ct
End Sub
このコードでスレッドコメントのセルアドレスと内容を一覧表に書き出せます。
Office 365以外の環境との互換性への注意点
Office 365のスレッド形式コメントは、Excel 2016以前の旧バージョンでは正常に表示・編集できない場合があります。
旧バージョンとファイルを共有する場合は、スレッドコメントが「メモ」として変換されてしまうことも理解しておきましょう。
互換性が重要な環境では従来の「メモ」機能を中心に活用する方が安全です。
まとめ
本記事では、エクセルのコメント機能をOffice 365で活用する方法を常時表示設定・スレッド機能・共同編集連携の観点から解説しました。
Office 365ではスレッド形式のコメントが追加され、チームでのコミュニケーションや承認ワークフローに活用できます。
@メンション機能とスレッドの解決機能を組み合わせることで、レビュー作業の進捗管理が効率化されます。
旧バージョンとの互換性にも注意しながら、Office 365のコメント機能を最大限に活用していきましょう。
