【Excel】エクセルでプリントアウトする設定方法（印刷範囲・ページ設定・用紙サイズ・余白調整）

エクセルで作成した表やグラフを印刷しようとしたとき、不要な部分まで印刷されてしまったり、ページが意図しない箇所で分割されてしまったりした経験はありませんか。

エクセルの印刷設定は項目が多く、初めて触れる方には少しわかりにくい部分もありますが、基本的な設定をしっかり押さえることで思い通りのプリントアウトが実現できます。

本記事では、エクセルでプリントアウトする設定方法について、印刷範囲の指定・ページ設定・用紙サイズ・余白調整の観点からわかりやすく解説していきます。

印刷トラブルを解消したい方や、印刷設定をあらためて確認したい方にもおすすめの内容です。

エクセルでプリントアウトするには印刷範囲の設定が最初のステップ

それではまず、エクセルで正確にプリントアウトするための基本である「印刷範囲の設定」について解説していきます。

印刷範囲を正しく設定しておくことで、必要な部分だけを確実に印刷することができ、余分なページや空白ページの出力を防ぐことができます。

印刷の第一歩として、必ず確認しておきたい設定です。

印刷範囲を設定する手順

印刷したい範囲のセルをドラッグで選択します。

次に「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」グループ→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」をクリックします。

設定が完了すると、選択範囲が点線の枠で囲まれ、印刷範囲として登録されます。

以降はCtrl＋Pキーで印刷を実行すると、登録した範囲だけが印刷されます。

印刷範囲を設定しておくことで、毎回印刷のたびに範囲を選択し直す手間が省け、繰り返し印刷する資料の作業効率が向上します。

印刷範囲を解除したい場合は「印刷範囲」→「印刷範囲のクリア」を選択します。

複数の印刷範囲を設定する方法

1つのシートの中で離れた複数の箇所を別々に印刷したい場合は、複数の印刷範囲を設定することができます。

最初の範囲を選択して印刷範囲に設定した後、次の範囲をCtrlキーを押しながら選択します。

「印刷範囲」→「印刷範囲に追加」を選択すると、複数の範囲が印刷範囲として登録されます。

複数の印刷範囲を設定した場合、それぞれが別々のページとして印刷されます。

1つのシートから必要な表だけを選んで個別ページで印刷したい場合に非常に便利な方法と言えます。

改ページの設定で印刷ページを調整する方法

印刷範囲が複数ページにわたる場合、改ページの位置を手動で設定することで印刷の区切りをコントロールできます。

改ページを挿入したい行の1つ下の行（または列の1つ右の列）を選択して「ページレイアウト」タブ→「改ページ」→「改ページの挿入」を選択します。

「表示」タブ→「改ページプレビュー」に切り替えると、現在の改ページ位置を青い線で確認でき、ドラッグして位置を変更することも可能です。

改ページプレビューで全体のページ構成を確認しながら調整することで、意図しない位置での改ページを防ぐことができます。

ページ設定で用紙サイズと印刷の向きを調整する方法

続いては、ページ設定における用紙サイズや印刷の向きの設定方法を確認していきます。

用紙サイズと印刷の向きは、印刷結果の見た目を大きく左右する重要な設定です。

用紙サイズの設定方法

用紙サイズを変更するには「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」グループ→「サイズ」をクリックし、目的の用紙サイズを選択します。

一覧にはA4・A3・B4・B5・レターサイズなどの一般的なサイズが含まれています。

一覧にない特殊なサイズを使いたい場合は「その他の用紙サイズ」をクリックして「ページ設定」ダイアログを開き、用紙サイズをカスタム指定できます。

設定した用紙サイズが実際にプリンターにセットされている用紙と一致していないと、印刷時にエラーになったり余白がずれたりするため、必ず合わせて確認しましょう。

印刷の向き（縦・横）の変更方法

「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」グループ→「印刷の向き」から「縦」または「横」を選択します。

列数が多く横に広い表を印刷する場合は「横」方向を選ぶとすべての列が1ページに収まりやすくなります。

行数が多く縦に長い表は「縦」方向が適しています。

印刷の向きを変えた後は必ず印刷プレビューで全体レイアウトを確認することが大切です。

横長のデータを縦向きに印刷しようとして列が途切れるケースが多いため、まず横向きへの切り替えを試してみるのが基本的な対処法と言えます。

拡大縮小印刷で1ページに収める方法

内容がほんの少しだけ2ページにはみ出してしまう場合は、拡大縮小印刷を使って1ページに収めることができます。

「ページレイアウト」タブ→「拡大縮小印刷」グループの「横」「縦」の数値を設定します。

「横1ページ×縦1ページ」に設定すると、内容全体が強制的に1ページに収まるよう自動縮小されます。

または「ページレイアウト」タブ→「拡大縮小」のパーセントを手動で調整することも可能です。

「横1ページ×縦指定なし」の設定が最もよく使われる設定で、列が途切れることなく複数ページで印刷できるバランスの良い方法です。

余白・ヘッダー・フッターの設定方法

続いては、余白とヘッダー・フッターの設定方法について確認していきます。

余白とヘッダー・フッターの設定は、印刷物の見栄えを整えるために欠かせない要素です。

余白の設定方法と均等化のポイント

余白の設定は「ページレイアウト」タブ→「余白」から行います。

「標準」「広い」「狭い」のプリセットが用意されており、クリック一つで適用できます。

細かい数値を指定したい場合は「ユーザー設定の余白」を選択して「ページ設定」ダイアログを開き、上下左右の余白を個別に入力します。

印刷内容をページ中央に配置したい場合は「水平方向に中央配置」「垂直方向に中央配置」のチェックを入れると、自動的に中央に配置されます。

上下左右の余白を同じ値に設定することで均等な余白が実現し、印刷物のバランスが整います。

ヘッダー・フッターを設定する方法

ヘッダーとフッターは、各ページの上部・下部に印刷される共通情報（ページ番号・日付・ファイル名など）を設定できる機能です。

「挿入」タブ→「テキスト」グループ→「ヘッダーとフッター」をクリックするか、「ページ設定」ダイアログの「ヘッダー/フッター」タブから設定します。

ヘッダー・フッターには自動的に挿入できる要素として、ページ番号・総ページ数・現在の日時・ファイルのパス・シート名などが用意されています。

複数ページにわたる資料には必ずページ番号を入れておくことで、印刷後の整理がしやすくなります。

先頭ページだけヘッダーを非表示にする設定や、奇数・偶数ページでヘッダーの内容を変える設定も可能です。

タイトル行・タイトル列を繰り返し印刷する設定

複数ページにわたる表を印刷する際、2ページ目以降にも列見出しや行見出しを繰り返し印刷したい場合は「タイトル行・タイトル列」の設定を使います。

「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」グループ→「印刷タイトル」をクリックして「ページ設定」ダイアログを開きます。

「タイトル行」の入力欄をクリックして、繰り返したい行（例：$1:$1）を指定します。

同様に「タイトル列」も設定できます。

タイトル行の設定をしておくことで、2ページ目以降の印刷でも何のデータが入力された列かが一目でわかる見やすい資料に仕上がります。

印刷プレビューを活用した最終確認と調整

続いては、印刷前の最終確認として活用すべき印刷プレビューの使い方を確認していきます。

どれほど丁寧に設定を行っても、印刷プレビューで確認しないまま印刷すると予想外の結果になることがあります。

印刷プレビューの開き方と確認ポイント

印刷プレビューはCtrl＋Pキーで印刷ダイアログを開いたときに右側に表示されます。

または「ファイル」タブ→「印刷」を選択しても同様に印刷プレビューが表示されます。

プレビューで確認すべき主なポイントは、印刷範囲に不要な内容が含まれていないか・ページが意図した位置で区切れているか・余白のバランスが均等か・文字や表が見切れていないかなどです。

印刷プレビューの確認を習慣化することで、印刷の失敗を大幅に減らすことができます。

確認項目	よくある問題	対処方法
印刷範囲	余分なセルが含まれる	印刷範囲を再設定
ページ区切り	表が途中で分断される	改ページを手動調整
余白バランス	左右の余白が不均等	ページ設定で余白を均等化
列幅・文字の見切れ	文字が途切れて印刷される	縮小印刷または列幅を調整

印刷部数・印刷対象シートの設定方法

Ctrl＋Pキーで開く印刷ダイアログでは、印刷部数・プリンターの選択・印刷対象（作業中のシート・ブック全体・選択範囲）の設定も行えます。

「設定」の印刷対象で「作業中のシートを印刷」を選ぶと現在表示しているシートのみ、「ブック全体を印刷」を選ぶとブック内のすべてのシートが印刷されます。

一部のシートだけをまとめて印刷したい場合は、シートタブをCtrlキーを押しながら選択してから「作業中のシートを印刷」を実行します。

複数シートを同時印刷する場合は、各シートの印刷設定（余白・用紙サイズ・向き）が統一されているかを事前に確認しておくことが重要です。

印刷設定をテンプレートとして保存する方法

同じ印刷設定を毎回使い回したい場合は、設定済みのシートをテンプレートとして保存しておくと効率的です。

「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」で保存形式に「Excelテンプレート（.xltx）」を選択することで、印刷設定を含むテンプレートファイルとして保存できます。

次回以降はこのテンプレートをベースに新しいファイルを作成することで、印刷設定を一から行う手間が省けます。

定期的に同じフォーマットで印刷する月次報告書や定例資料には、テンプレートを活用することで作業時間を大幅に短縮できます。

まとめ

本記事では、エクセルでプリントアウトする設定方法について、印刷範囲・ページ設定・用紙サイズ・余白調整の観点から詳しく解説しました。

印刷範囲の設定・改ページの調整・用紙サイズと向きの指定・余白の均等化・ヘッダー・フッターの追加・タイトル行の繰り返し設定を組み合わせることで、思い通りの印刷結果が実現できます。

印刷前には必ず印刷プレビューで仕上がりを確認する習慣をつけることが、印刷トラブルを防ぐための最も確実な対策です。

テンプレートの活用で繰り返し使う印刷設定を効率化し、エクセルでのプリントアウト作業をよりスムーズに進めていきましょう。

今回ご紹介した設定方法をぜひ実践して、印刷クオリティの向上にお役立てください。