エクセルのファイルを編集する前にバックアップを作成したい、または同じファイルを複製して別の用途に使いたいという場面は、実務で頻繁に発生します。
ファイル全体のコピーはエクセルの機能ではなくOSのファイル操作で行うのが最も確実ですが、エクセルの「名前を付けて保存」機能を使う方法も広く活用されています。
この記事では、エクセルのファイル全体をコピーする方法と、バックアップ・原本保護のためのベストプラクティスを解説していきます。
エクセルファイル全体のコピーにはOSのファイル操作が最も確実
それではまず、エクセルファイル全体をコピーする基本的な方法について解説していきます。
エクスプローラーでファイルをコピー・複製する方法
エクセルファイルをコピーする最もシンプルな方法は、Windowsのエクスプローラーでファイルを右クリックして「コピー」→貼り付け先で「貼り付け」を実行することです。
同じフォルダに貼り付けると「ファイル名 – コピー.xlsx」というファイルが作成されます。
エクセルを開かずにファイル単位でコピーできるため、最も確実でシンプルな方法です。
「名前を付けて保存」でエクセルからコピーを作成する方法
エクセルファイルを開いている状態でコピーを作成するには、「ファイル」→「名前を付けて保存」から別の名前または別のフォルダに保存します。
この操作により、元のファイルとは別の複製ファイルが作成されます。
編集中のファイルをそのままバックアップとして保存したい場合に特に便利な方法です。
自動バックアップの設定でファイルを自動的に保護する方法
エクセルには「常にバックアップを作成する」設定があります。
「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ツール」→「全般オプション」→「常にバックアップを作成する」にチェックを入れることで、保存のたびに「バックアップ ～.xlk」というバックアップファイルが自動的に作成されます。
バックアップと原本保護のためのベストプラクティス
続いては、エクセルファイルのバックアップと原本保護のためのベストプラクティスを確認していきます。
バックアップファイルの命名規則を決めておくことの重要性
バックアップファイルは「ファイル名_20260105_バックアップ.xlsx」のように日付を含めた命名規則を決めておくことで、どのバージョンのバックアップかを素早く判別できます。
命名規則を統一しておくことで、必要なバージョンに素早くアクセスできる管理体制が整います。
OneDriveやSharePointのバージョン履歴を活用する方法
OneDriveやSharePointに保存されているエクセルファイルは、自動的にバージョン履歴が保存されます。
ファイルを右クリックして「バージョン履歴」を選ぶことで、過去のバージョンに戻すことができます。
クラウドストレージのバージョン履歴機能を活用することで、手動でのバックアップ作成の手間を大幅に削減できます。
読み取り専用で原本を保護する方法
原本ファイルを誤って編集されないように保護したい場合は、ファイルを読み取り専用に設定する方法が有効です。
ファイルのプロパティ→「読み取り専用」にチェックを入れるか、エクセルの「名前を付けて保存」→「ツール」→「全般オプション」→「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れることで、開いた際に読み取り専用での使用を促すダイアログが表示されます。
重要な原本ファイルは読み取り専用設定に加えて、別のフォルダやドライブにバックアップを作成しておくことをおすすめします。
特に複数人が使用する共有ファイルでは、原本の保護と定期的なバックアップの両方を徹底することでデータ損失のリスクを最小化できます。
まとめ
この記事では、エクセルでファイル全体をコピーする方法として、エクスプローラーでのファイルコピー・名前を付けて保存・自動バックアップ設定・OneDriveのバージョン履歴活用・読み取り専用による原本保護まで幅広く解説しました。
重要なエクセルファイルは定期的なバックアップと原本の保護設定を組み合わせることで、データ損失のリスクを大幅に軽減できます。
今回紹介したバックアップのベストプラクティスを日常業務に取り入れて、大切なデータを確実に守る習慣を身につけましょう。
